Как сканировать документ с принтера на электронную почту

Забавно, но многие компании тратят большие деньги на многофункциональные принтеры… а затем используют их только для печати. ​​Большинство современных МФУ имеют множество интересных функций, включая сканирование в электронную почту . Это здорово экономит время, особенно если вы постоянно переключаетесь между принтером и компьютером, принтером и компьютером, принтером и компьютером. Одним щелчком мыши вы можете отсканировать документ и отправить его по электронной почте напрямую на указанный адрес.

Итак, как отправлять отсканированные документы по электронной почте? Давайте рассмотрим основы.

Что означает «сканировать документ и отправить по электронной почте»?

Сканирование в электронную почту позволяет пользователям сканировать документы и автоматически отправлять их на указанный адрес электронной почты. Это устраняет необходимость вручную сканировать каждую страницу, а затем прикреплять файлы к электронному письму или сохранять их на своем компьютере. В этом есть несколько преимуществ. Во-первых, это экономит время. Во-вторых, это экономит бумагу. Сканирование в электронную почту является важной частью широко разрекламированного безбумажного офиса.

Стоит ли использовать функцию сканирования для отправки по электронной почте?

Использовать или нет сканирование документов в электронную почту будет зависеть от вашего бизнеса и от того, какие решения для облачной печати вам удобны. Например, если вам нужно отсканировать кучу документов с высоким разрешением, может быть эффективнее использовать коммерческий планшетный сканер.

В некоторых компаниях также действуют законодательные требования в отношении конфиденциальности документов, что требует наличия безопасной службы передачи файлов или зашифрованной электронной почты. Решения для электронной подписи, такие как DocuSign, также являются отличной альтернативой сканированию в электронную почту, особенно если все, что вы на самом деле делаете, это подписываете бесконечные документы.

Как отправить отсканированные документы по электронной почте

Процесс сканирования в электронную почту немного отличается для каждой модели принтера/сканера, но вот основные принципы:

Сканировать в облако

Еще одно отличное решение для облачной печати — сканирование в облачное хранилище, что в общем-то соответствует названию. Вместо сканирования документов в электронную почту вы можете автоматически сканировать и сохранять их в указанной папке облачного хранилища, например OneDrive или Dropbox.